仕事や勉強を効率化しようとすると、新しい道具が欲しくなります。
タブレット、モバイルバッテリー、充電器、イヤホン、バッグ、ノート、電子書籍端末。
便利そうなものを一つずつ追加しているうちに、いつの間にか「効率化するための道具」の管理に時間を使っていることがあります。
そこで一度考えたいのが、
本当に必要なのは、便利なものを増やすことなのか？
ということです。
仕事と学びの選品室では、効率化を「高性能な商品を買うこと」ではなく、
同じ目的を、より少ない時間・手間・持ち物で達成すること
と考えています。
この記事では、仕事や勉強で持ち歩くものを減らすための7つの考え方を紹介します。
1．まず「毎日持っているもの」を全部並べる
最初に、新しい商品を探すのをやめます。
代わりに、普段のバッグの中身をすべて机の上に並べてみます。
例えば、
- ノートPC
- タブレット
- スマートフォン
- モバイルバッテリー
- 充電器
- ケーブル
- イヤホン
- ノート
- 筆記具
- 本
- 水筒
- 折りたたみ傘
などです。
ポイントは、頭の中で考えるのではなく、実際に全部出してみることです。
並べてみると、
「これは最近使っていない」
「同じ役割のものが2つある」
「念のため入れているだけ」
というものが見えてきます。
まずは、
毎日使う
週に数回使う
ほとんど使わない
の3つに分けるだけでも十分です。
毎日持ち歩く必要のないものが見つかれば、それだけでバッグは軽くなります。
2．同じ役割の道具が重複していないか確認する
持ち物が増える原因の一つが、用途の重複です。
例えば、
- タブレットと電子書籍端末
- 紙の手帳とスケジュールアプリ
- 紙のノートとノートアプリ
- PC用充電器とスマートフォン用充電器
- 有線イヤホンとワイヤレスイヤホン
などです。
もちろん、用途を分けること自体に問題はありません。
重要なのは、
「なぜ両方持っているのか」を説明できるか
です。
例えば、
「Kindleは読書専用、iPadはPDFへの書き込み用」
という明確な使い分けがあるなら合理的です。
一方、
「なんとなく両方持っている」
のであれば、一つにまとめられる可能性があります。
道具が一つ増えると、
- 充電する
- 保管する
- 更新する
- 持ち運ぶ
- 探す
という管理も一つ増えます。
購入価格だけでなく、管理する手間もコストとして考えると、持ち物を減らしやすくなります。
3．充電器とケーブルをまとめる
仕事・勉強用バッグの中で、意外と場所を取るのが充電関係です。
例えば、
- PC用ACアダプター
- スマートフォン用充電器
- タブレット用充電器
- USB-Cケーブル
- Lightningケーブル
- モバイルバッテリー用ケーブル
と増えていきます。
最近はUSB-Cで充電できる機器が増えているため、環境によっては一つのUSB-C充電器にまとめられる可能性があります。
例えば、
PC
＋スマートフォン
＋タブレット
を一つの複数ポート充電器でまかなえれば、専用充電器を何個も持ち歩く必要がなくなります。
ただし、充電器を選ぶときは最大出力だけでは不十分です。
確認したいのは、
- 最大出力
- ポート数
- 複数接続時の出力配分
- 本体重量
- 対応する充電規格
- 使用するケーブル
です。
高性能な充電器を買うことより、
「これ一つで何個の充電器を減らせるか」
で考えると選びやすくなります。
4．「念のため持っていくもの」を減らす
バッグが重くなる原因として意外に大きいのが、
念のため
です。
例えば、
「念のためモバイルバッテリーを2台」
「念のためケーブルを3本」
「念のため本を2冊」
「念のため折りたたみ傘」
「念のため予備の文房具」
と増えていきます。
一つ一つは軽くても、合計するとかなりの重量になります。
そこでおすすめなのが、
過去1か月で本当に使ったか
を基準にする方法です。
1か月間一度も使っていないものなら、毎日持ち歩く必要はないかもしれません。
もちろん、常備薬や防災用品など、使用頻度だけで判断すべきでないものもあります。
一方、一般的な仕事道具については、
使用頻度の低いものを毎日持ち歩かない
だけでもかなり整理できます。
5．紙とデジタルを無理にどちらかへ統一しない
効率化というと、
「すべてデジタルにした方がいい」
と考えがちです。
しかし、紙にもデジタルにも向いている用途があります。
例えば、
紙が向いている場面
- その場で素早くメモする
- 考えを自由に書き出す
- 小さな図を書く
- バッテリーを気にせず使う
デジタルが向いている場面
- 長期間保存する
- 検索する
- 大量の資料を持ち歩く
- 複数端末で共有する
という違いがあります。
重要なのは、
紙かデジタルかを統一することではなく、役割を決めること
です。
例えば、
「一時的なメモは紙」
「長期保存する資料はデジタル」
と決めれば、紙とデジタルを両方使っていても複雑にはなりません。
逆に、
紙のノートにも書き、スマートフォンにもメモし、タブレットにも保存する
という状態になると、情報を探す時間が増えてしまいます。
6．毎日持つものと、出張・旅行用を分ける
持ち物を減らすなら、
毎日のバッグにすべて入れておかない
ことも重要です。
例えば、
- 海外用電源アダプター
- 大容量モバイルバッテリー
- 予備ケーブル
- アイマスク
- ネックピロー
- 大型充電器
などは、出張では便利でも普段の通勤では必要ない場合があります。
そこで、
毎日セット
通勤・通学で使う最低限のもの
出張セット
宿泊や長時間移動のときだけ追加するもの
と分けておくと便利です。
出張用の小さなポーチを一つ作っておけば、旅行のたびに必要なものを一から集める必要もありません。
つまり、
毎日の荷物を軽くすること
と
出張準備の時間を減らすこと
を同時にできます。
7．新しいものを買う前に「何が減るか」を考える
これが最も重要な考え方です。
新しい商品を見つけたとき、
「これは便利そう」
ではなく、
「これを買ったら、今持っている何が不要になるか？」
と考えます。
例えば、
新しいUSB-C充電器を買うことで、
- PC用充電器
- スマホ用充電器
- タブレット用充電器
の3つを1つにできるなら、明確な価値があります。
一方、
新しいタブレットを買っても、
PC
＋スマートフォン
＋電子書籍端末
＋紙のノート
をすべて今まで通り使うのであれば、管理する道具が一つ増えただけになるかもしれません。
商品を比較するときは、
追加される機能
だけではなく、
減らせるもの
を見ることが大切です。
バッグ自体を軽くするのも効果が大きい
中身だけでなく、バッグ本体の重量も見落としやすいポイントです。
同じ20L程度のバッグでも、本体重量にはかなり差があります。
毎日持ち歩くものだからこそ、
バッグ重量＋中身の重量
で考えます。
バッグを選ぶときも、
「収納が多い」
「ポケットが多い」
という機能だけでなく、
その機能によって本体が重くなっていないか
を見るとよいでしょう。
持ち物を減らすための簡単チェックリスト
バッグの中身を見ながら、次の質問をしてみてください。
- この1か月で使ったか？
- 同じ役割のものを2つ以上持っていないか？
- 充電器やケーブルを統合できないか？
- 「念のため」だけで入れていないか？
- 毎日必要なのか？
- 出張時だけでよいものではないか？
- 新しい道具を買うことで何か一つ減るか？
3つ以上引っかかる場合は、かなり荷物を減らせる可能性があります。
効率化の目的は「道具を増やすこと」ではない
新しいガジェットは魅力的です。
高性能なPC。
新しいタブレット。
小型の充電器。
大容量のモバイルバッテリー。
便利なバッグ。
しかし、それぞれを買い足していくだけでは、仕事や勉強がシンプルになるとは限りません。
むしろ、
持ち物が増える
→ 管理が増える
→ 判断が増える
ということもあります。
効率化を考えるなら、
買う
ではなく
減らす
という選択肢も持っておくとよいでしょう。
まとめ｜買う前に「これで何を減らせるか」を考える
仕事や勉強の持ち物を減らすには、次の7つを意識します。
- 毎日の持ち物を全部並べる
- 同じ役割の道具を整理する
- 充電器・ケーブルを統合する
- 「念のため」の荷物を減らす
- 紙とデジタルの役割を決める
- 毎日用と出張用を分ける
- 新しいものを買う前に「何が減るか」を考える
「仕事と学びの選品室」では、単に高性能な商品を紹介するのではなく、
より少ない時間・手間・持ち物で目的を達成できるか
という視点から商品やサービスを比較していきます。
最も効率的な選択が、
今持っているものをそのまま使うこと
である場合もあります。
新しい商品を探す前に、一度バッグの中身を全部出してみるところから始めてみてください。